Електронните средства за комуникация се превърнаха във важен момент от съвременното бизнес общуване. За съжаление, много често се злоупотребява с този изключително лесен начин за връзка. За това е необходимо, и в тази сфера на бизнес комуникация да присъстват етиката и ефективността.
В деловите среди пътищата за предаване на информация са особено важни. Именно за това електронната поща стана толкова популярна: тя позволява общуването да се осъществява наистина бързо и ефективно. Но и при нея, както и в общуването лице в лице, са се създали някои ненужни бариери – защото и тук е важно да направите добро впечатление, а още по-важно е да предадете на събеседника си своите мисли. За това ви предлагаме да видите как трябва да съставите едно електронно писмо, така че да бъдете разбрани правилно.
Определете темата
Задължително трябва да попълните полето “Тема на писмото”. Първо, защото повечето хора отсяват спама чрез спам-филтри, а писмо без тема винаги поражда съмнение. Второ, чрез темата може да заинтересувате получателя и да увеличите вероятността, от получените стотици писма, той да прочете именно вашето.
В темата трябва да е посочен основният момент от съдържанието на писмото. В нея не е необходимо да добавяте думи, като “Спешно” или “Важно”, защото подобни манипулации предизвикват у получателя само раздразнение.
Бъдете кратки
Колкото по-кратък е един бизнес e-mail – толкова по-добре. Времето в деловите среди е скъпо и никой няма да чете дълги по няколко листа писма. Изложете основното още в първото изречение, а след това накратко добавите всички съществени подробности. Ако проблемът изисква дълго обяснение, е по-добре да се обадите по телефона, или да използвате услугите на Skype.
Контакти!
В полето “Подател” никнейм и абревиатури са неприемливи. Там трябва да посочите пълното си име и фамилия, в краен случай – фамилията и инициалите си.
В края на писмото задължително трябва да са посочени вашето име, телефон и e-mail, а ако желаете и уеб-сайта ви. Всичко това може да включите в стандартен подпис и да го добавяте към всяко електронно писмо, което изпращате. Така вие още веднъж напомняте на адресата, кой сте и как може да се свърже с вас..
